Regler för bildarkivet inom AFK
Styrelsen har på sitt möte 2.11.2004 godkänt följande regler rörande AFK:s bildarkiv.
Arkivering av nya bilder
AFK strävar efter att samla i sitt arkiv sådana bilder gjorda av klubbens medlemmar, vilka kan anses som representativa för klubbens verksamhet under perioden i fråga.
AFK arkiverar huvudsakligen påsiktsbilder. Insamling av digitala filer görs som regel inte.
Tekniskt bör bilderna vara reproducerade på ett sådant sätt att deras prognosticerade livslängd är minst 50 år (uppmätt enligt t.ex. Wilhelm Imaging Research, Inc. testmetoder). Med livslängd menas den tid bilden håller sin kvalitet utan störande färg- eller andra förändringar.
Urvalet av bilder görs av klubbens arkivarie med fullmakt av styrelsen. Målet är att samla 5-20 bilder per år beroende på bildkvaliteten.
Bilderna väljs i första hand på klubbens tävlingar enligt arkivariens bedömning.
En bild, som överlåtits till arkivet, behandlas som en permanent del av arkivet och utnyttjandet följer reglerna för arkivets användning.
Som regel görs bildkopiering och utskrift av fotografen på dennas egen bekostnad.
För i övrigt högklassiga bilder, som inte uppfyller kravet på prognosticerad livslängd, befullmäktigas arkivarien av styrelsen att utnyttja klubbens utrustning för reproduktion av en beständig kopia eller utskrift. Kostnaderna för utskriften kan efter särskilt beslut bäras av klubben, om inte fotografen anser sig själv ha möjlighet eller intresse att bidra med en bild av beständig kvalitet.
Arkivariens uppgift innefattar också komplettering av arkivet med sådan bilder från tidigare perioder, vilka anses intressanta.
Användning av arkivet
Målet med dessa regler är att skydda det enastående bildmaterialet som finns i klubbens arkiv.
Arkivet är placerat i Finlands fotografiska museums (Suomen valokuvataiteen museo) lokaliteter. Principerna är överenskomna i ett särskilt avtal mellan museet och klubben.
För utställningar arrangerade av klubben kan styrelsen befullmäktiga en person att i klubbens namn omhänderta framtagning, upphängning och returnering av bilderna i fråga. Styrelsen överväger i varje enskilt fall risken för degradering eller förstörelse av bildmaterial från arkivet.
Som regel tas originalbilder ur arkivet enbart för reproduktion. Detta utförs endast av personer med uttrycklig fullmakt av styrelsen.
För genomgång av arkivets innehåll finns en databas till förfogande på klubbens dator i labbet. På basis av bilderna i databasen kan urval för reproduktion utföras och förslag inläggas till styrelsen rörande planer på användning.
Vid utnyttjandet av bilder från arkivet måste upphovsrätten respekteras. För bilder av dokumentär karaktär förfaller upphovsrätten 50 år efter bilden tagits. För konstnärliga bilder förfaller upphovsrätten 70 år efter fotografens död.
Då AFK inte kan ta ansvar för rättsliga åtgärder orsakade av lagstridigt utnyttjandet av bilder från arkivet, kommer styrelsen vid en oklar situation att neka rätten till utnyttjande.
För användning av bilder på webbsidor gäller samma upphovsrättliga villkor som för traditionella utställningar och publikationer.
Vid allt nyttjande av bilder från arkivet är användaren förpliktigad att hänvisa till både fotografens namn och AFK:s arkiv för varje enskild bild.
Försäljning av bilder från arkivet kan ske enbart i form av kopior. I ingen händelse får originalbilder säljas.
Försäljning sker genom kopiering på digitala filer och överföring av dessa filer till köparen. Om sådan försäljning besluter i sista hand styrelsen, som är ansvarig för transaktionens laglighet.
Om rätt att använda bilder i arkivet bör ansökan göras till styrelsen. I ansökan skall ingå plan på vilka bilder som är i åtanke och i vilken mån användningen har kommersiella konsekvenser. Endast efter styrelsens positiva beslut kan nyttjandet inledas.
I fall av kommersialisering är AFK berättigad till provision, vars storlek godkänns av styrelsen. Som riktlinje gäller en provisionsnivå på 20 %, vilken också finns i överenskommelsen med Finland fotografiska museum. För användningsprojekt med enbart konstnärliga ambitioner kan styrelsen överväga, huruvida en ersättning är nödvändig. Vid fastställande av provision eller ersättning beaktar styrelsen i vilken mån användandet av bilderna står i klubbens eget intresse och kan i sådana fall avvika från normal nivå.
